Afyon Kocatepe Üniversitesi (AKÜ) Rektörlüğü tarafından “EBYS ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Kurallar” semineri düzenlendi. Afyon Kocatepe Üniversitesinin akademik ve idari birimlerinde yazışma yapan personelinin katıldığı seminerde Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) hakkında bilgi verilirken, resmi yazışmalarda dikkat edilmesi gereken hususlar anlatıldı. AKÜ Genel Sekreter Yardımcısı Mustafa İşbilir ve AKÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı Mustafa Akyüz verdiği seminere; akademik ve idari birimlerin yazı işlerini yürüten personel katıldı.
“Söz uçar, yazı kalır”
Seminerde açış konuşmasını yapan AKÜ Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Murat Peker, “söz uçar, yazı kalır” atasözünü hatırlatarak günümüzde en sık başvurulan iletişim yöntemlerinden birinin yazılı iletişim olduğunun altını çizdi. Peker, yazılı iletişim yoluyla farklı belge türleri olduğunu belirtirken yazılı iletişim içinde üretilen belgelerin içinde resmi yazı, iş mektubu, başvuru formu, dilekçe, rapor, genelge, sözleşme, broşür gibi belgeler olduğunu ifade etti. Peker, şöyle konuştu:
“Bu belgeler her ne kadar tür olarak birbirlerinden farklı gibi görünse de aslında her biri bir konu hakkında bilgi vermek, izlenim bırakmak veya bir işi başarmak gibi amaca iletilmek istenen bir mesaja ve aynı zamanda da etkilemek istenen bir alıcıya sahip olduğunu görüyoruz. Dolayısıyla bu dengelerin her birisi aslında kalite açısından da değerlendirdiğimizde bir kanıt niteliği taşıdığını görebiliyoruz. Yani hazırlanan bir genelge de kanıt, yönerge de bir kanıt, diğer taraftan bu yazdığımız resmi yazılar da birer kanıt olarak günün birinde istendiğinde sunulabiliyor. Dolayısıyla her belgenin, her kurumun işleyişinde hem de tarihi araştırmalarda kullanılabilecek idari, mali ve kültürel bir değerinin olduğu görülüyor. Kurum ve kuruluşlar da amaçları doğrultusunda yaptıkları işlemler ve hizmetlerin sonucu olarak birçok türde belgeler üretiyor ve bu belgeler içinde bizim için özellikle en önemlisi günümüzde EBYS üzerinden yaptığımız resmi yazışmalar.”
“Evrak saklama işi, evrak üretilirken başlar”
Eğitim seminerinde ilk sözü AKÜ Genel Sekreter Yardımcısı Mustafa İşbilir aldı. İşbilir konuşmasında kurum içinde üretilen resmi yazıların arşivlenmesi ve saklanmasında dikkat edilecek noktalardan bahsetti. Resmi yazıların saklanması işinin, evrak üretilirken başladığının altını çizen İşbilir, genel sekreterlik bünyesinde yapılan çalışmalar hakkında bilgi verdi. Yazışma yapan personelin gerektiğinde yararlanabilecekleri kaynakları ve dokümanları hatırlatan İşbilir, kurum içinde saklama planı ile ilgili gelinen noktayı anlattı. Saklama planı ve arşiv çalışması yapılırken izlenen süreci anlatan İşbilir, konuşmasında kurum olarak konulan hedeflerin aşama aşama başarıldığını ve bununla ilgili çalışmaların devam ettiğini kaydetti.
“Resmi yazışma tarihe not düşmektir”
AKÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı Mustafa Akyüz ise yazışma yaparken uyulması gereken kuralları ve EBYS ve resmi yazışmalar ile ilgili püf noktalarını anlattı. İyi ve doğru yapılmış bir yazışmanın tarihe not düşmek olduğunu vurgulayan Akyüz, yazışmaların yalnızca gündelik işler için değil, aynı zamanda kurumsal ve toplumsal bellek oluşturmada önemli araçlar olduğunu söyledi. Resmi yazışmalarda yapılan hatalar hakkında örnekler veren Akyüz, doğru yazışma yapılabilmesi için başvurulabilecek kaynaklar hakkında da bilgi verdi. Akyüz konuşmasında, resmi yazıların tasnifini ve buna bağlı olarak saklama planını belirleyen yazışma kodlarının doğru kullanımının öneminden de bahsetti. Yazışma kodlarının gerekli durumlarda ilgi evrakın arşivden bulunması ve gerekli işlemlerin yapılması gibi işleri hızlandırdığını hatırlatan Akyüz, doğru kodların seçilmesi sürecinde yapılması gerekenleri ayrıntılı bir şekilde anlattı.
Seminer, katılımcıların sorularının cevaplanmasının ardından sona erdi.
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |